Kézikönyv
Köszönjük, hogy az aScÓrarendet választotta! Reméljük, hogy a szoftver hasznos eszközzé válik és megkönnyíti az órarend készítést, valamint az azzal összefüggő feladatokat az intézményben. A kézikönyv folyamatosan frissül a szoftver változásaival és a felhasználók igényeinek / visszajelzéseinek alapján. Ezt a kézikönyvet (és a hozzá tartozó segédfájlt) le is lehet tölteni PDF formában az offline használathoz.
Ez a kézikönyv bemutatja a program általános használatát, de nem célja minden lehetséges képességének bemutatása. Ennek egyik oka, hogy a szoftver idővel folyamatosan változik, a másik pedig, hogy a funkcionalitás teljes mélységében csak igen keveseket érinthet. A kézikönyv célja inkább az, hogy a szoftver felhasználójának legyen egy általános képe és magabiztossága a kezelésében arról, hogy ha szeretne egy problémát megoldani, akkor arra merre találhatja a megoldást.
Órarend készítés az aScÓrarenddel
A szoftver az órák órarendbeli elhelyezésére, vagyis az órarend generálására készült. Ez hagyományosan egy nehézkes és időigényes folyamat, de a folyamatos karbantartása még ennél is több elfoglaltságot jelenthet. Sok esetben kevés lehetőség van a finomhangolásra és szinte mindig több-kevesebb kompromisszummal kell "együtt élnie" az iskolának csak azért, mert egy új feltétel már felborítaná a nagy nehezen "összesakkozott" órarendet.
Ideális esetben az órarendet mindig a feltételei szabják meg és nem fordítva. Az órarend felelős az órarend készítés során ezeket a feltételeket figyelembe véve próbálja meg letenni a kártyákra írt órákat az előtte lévő órarendbe. Legyen ez egy papírlap, tábla vagy egy Excel munkafüzet. A program pont arra készült, hogy ezt az órakiosztási feladatot teljes egészében átvegye és biztosítsa, hogy ne legyenek figyelmen kívül hagyott feltételek, megszorítások az órarendben csak mert "a végén már úgy egyszerűbb volt".
Azaz a legnehezebb feladat, az órákkal való "sakkozás", az órarend generálása, gyakorlatilag pár kattintássá válik. Az órarendkészítés során a hangsúly az órák elhelyezéséről átkerül a feltételek megadására. Ennek köszönhetően az órarend készítés egy nehézkes, kombinációs folyamatból egy áttekinthető karbantartói feladattá válik. Így sokkal több finomhangolásra van lehetőség és egyik feltétel sem marad rejtve vagy merül feledésbe. Ami sokszor tulajdonképpen az egyetlen oka annak, hogy egy iskolában meghatározott kolléga foglalkozik az órarendkészítéssel és rendkívül nehézkes a feladatot átvenni tőle vagy megosztani mással, hiszen mindenkinek megvan a "maga" bevált módszere.
Adatfelvitel
Ahhoz, hogy egy órarend órákra vonatkozó feltételeit meg lehessen adni, meg kell adni az órákat. Az órák megadásához viszont kelleni fognak tanárok, osztályok, termek és tantárgyak. Ezeket meg lehet adni egyesével a programban, de támogatja az alkalmazás a vágólapról való importálást is. Tekintve, hogy sok helyen a fenti adatok listája már elérhető valamilyen digitális formában, az importálás egy sokkal gyakrabban használt adatbeviteli mód. Ezt figyelembe véve ebben a kézikönyvben az elemenkénti adatfelvitel nem kerül részletesen bemutatásra, hanem helyette az importáláson keresztül kerül tárgyalásra az adatok megadása. A kézi felvitelnél a Főmenüben vagy a Megadás menüpont alatt a Tantárgyak, Osztályok, Tantermek és Tanárok alatt lehet megadni egyesével egy adott elem adatait.
Adatok importálása
Az adatok importálásának bemutatása során a fenti Excel munkafüzet melléklet kerül felhasználásra, melyben már előkészítve megtalálhatóak a minta tantárgyak, osztályok, tantermek és tanárok az egyes füleken. Egy hasonló adatforrás a legtöbb iskolában valószínűleg elérhető. Az adatforrásnak nem kell a mellékelt Excel struktúráját követnie, de valamilyen táblázatos adatformában (CSV) kell lennie. Az importálás mind a négy adattípus esetében nagyon hasonlóan történik. Ezt figyelembe véve itt a kézikönyvben csak a Tantárgyak importálása kerül részletes bemutatásra. Megj.: a munkafüzetben mind a négy adattípushoz vannak mintaadatok a megfelelő nevű füleken.
Az Excel munkafüzet első fülén (Tantárgyak) jelölje ki az oszlopokat (Név, Rövidítése) és másolja a vágólapra őket (Ctrl+C). Az aScÓrarendben a Fájl menüpont alatt válassza az Importálás majd az Importálás a Vágólapról pontot. A felugró ablakban válassza ki, hogy mit szeretne importálni, jelen esetben a Tantárgyak pontot.
Meg kell adni, hogy az egyes oszlopok a Tantárgyak milyen adatait tartalmazzák. Mivel a vágólapra másolt adat oszlopok első sorában az oszlopok fejlécei vannak, így elég bejelölni az Az adatsor első sora oszlop fejléceket tartalmaz jelölőnégyzetet. Ekkor a program megpróbálja összetársítani az oszlop adatokat, az importált adatok első sora alapján, a Tantárgyak mezőivel. Ha ez nem sikerül vagy nem tartalmazza az első sor a fejléc neveket, akkor kézzel meg lehet adni, hogy melyik oszlop milyen adatokat tartalmaz. Ehhez kattintson az első oszlop fejlécére. A felugró menüben meg lehet adni, hogy az adatoszlop milyen adatokat tartalmaz (pl. Név / Megnevezés). A többi oszlopnál hasonlóan. Tantárgyak esetén csak a Név / Megnevezés és a Rövidítése a kötelező mezők, így ezek összerendelése után már lehet az Importálás gombra kattintani.
A felugró ablakban látható, hogy mit sikerült importálnia a programnak a táblázatból. A jobb oldalon a már meglévő tantárgyak láthatóak. Új órarend esetén természetesen ez üres. Már meglévő órarend esetén viszont a program jelöli, hogy mi az, ami már létezik és azt nem próbálja hozzáadni az adatokhoz. Természetesen itt kézileg be lehet állítani, hogy mit is csináljon pontosan a program a már meglévő és importálandó adatok összefésülése során. Már létező tantárgy lista esetén figyelmesen nézze át a listát! Amikor mindent megfelelőnek talál, kattintson az OK gombra.
Osztályok, Tantermek és Tanárok esetén teljesen ugyanez a folyamat, csak az oszlopok különböznek. Amikor mind a négy adatsort sikerült az Excel munkafüzet megfelelő lapjáról importálni, akkor az importált listák áttekinthetőek a megfelelő menüpontban a Főmenü vagy Megadás alatt. Most már el lehet kezdeni az órák megadását.
Tipp: Bár az importált adatok idővel változnak egy iskola életében, ezek a változások azért nem túl gyakoriak és nem is túl nagyok. Ezen a ponton érdemes lehet elmenteni ezt az üres, de alap adatokat tartalmazó órarendet egy külön helyre a gépen. Egy "új" órarend esetén elő lehet venni és újra lehet kezdeni az órák megadását az adatok újbóli importálása nélkül.
Az Órarend összeállítása, órák megadása
Most, hogy az órák megadásához minden adat rendelkezésre áll, meg lehet kezdeni az órák (órakötelezettségek) megadását. Vagyis az Osztályok, Tanárok, Tantárgyak és Termek összerendelését az igények szerint.
Kattintson a Főmenüben az Osztályok ikonra. Válassza ki az osztályt, akinek szeretne órát megadni, majd kattintson az Órák gombra. A felugró ablakban az Új óra gombra kattintva lehet megadni egy új órát az adott osztálynak. A felugró ablakban kell megadni az óra 4 összetevőjét (Tanár, Tárgy, Osztály, Tanterem), melyből az osztály már előre meg van adva. Állítson össze egy tetszőleges órát, aminek a heti óraszáma legyen nagyobb, mint 1 majd kattintson az OK gombra. Ezután zárja be az Órák és az Osztályok ablakokat. A megadott óra meg fog jelenni a program alsó felén található Elhelyezetlen kártyák panelen, annyi számban, amennyit megadott az órák heti számában.
Az első órarend generálás
Ezen a ponton talán kicsit korainak tűnik ezzel foglalkozni, hiszen még csak egyetlen óra(kötelezettség) lett megadva. Ennek ellenére valószínűleg most lehet a legjobban megérteni az órarend generálás folyamatát és mikéntjét. A program veszi az összes kártyát az Elhelyezetlen kártyák panelről (vagyis most azt az 1 órakötelezettség óráit, amit megadott) és megpróbál találni egy olyan variációt, amelyben minden kártya letehető az órarend rácsára a megadott feltételekkel. Nyilvánvalóan ilyen kevés órával nem kell sokat számolnia a programnak, hiszen rengeteg lehetséges órarend kiosztásból csak egyet kell megtalálnia.
Próbálja ezt ki: kattintson a Főmenü -> Generálás ikonra. Válassza a Normál bonyolultságú generáló eljárást, majd kattintson az Órarend generálás indítása gombra. A program rövid gondolkodás után (melynek végén kattintson az OK gombra) az Elhelyezetlen kártyák panelről át fogja helyezni a kártyákat az órarend rácsára.
Tipp: Megismételve a generálást, látható, hogy most egy másik leosztást / órarendet talált a program. Ilyen kevés órával és feltétellel rengeteg leosztásból / órarendből tud kiválasztani egy mindennek megfelelő variációt.
A generált órarend valószínűleg semmilyen természetes előzetes emberi elképzelésnek nem felel még meg. Pl. a megadott órák nem a nap első órájába kerülnek az adott osztálynál, ahogy tenné ezt intuitívan egy ember, hanem mindig máshova. Már itt látható tehát, hogy a generálás során az órarendkészítő "csak" arra törekszik, hogy találjon egy olyan órarendet, ami megfelel az összes megadott feltételnek. Az újra generálással látható, hogy ilyen órarendből több is lehet ugyanazon feltételek mellett. Ha a generált órarend nem felel meg a várakozásnak (egy óra mondjuk egy nem várt helyre kerül), akkor az csak azt jelenti, hogy még alul definiált, "sótlan" az órarend, vagyis nincs elég feltétel megadva ahhoz, hogy a program olyat generáljon, amilyet várnánk. Az órarendkészítő az egyik ilyen variáció megtalálása után ugyanis befejezi a generálást. Ezek a variációk egymástól nagyon eltérőek is lehetnek. Lássuk, hogyan lehet szűkíteni a passzoló órarendek számát azzal, hogy további feltételeket és órák közötti kapcsolatokat adunk meg.
Kapcsolatok / Feltételek
Az órák (vagyis az osztályok, tanárok, tantárgyak és termek összerendelése) mind egy-egy feltétel a program számára. Egy óra gyakorlatilag egy feltétel, ami a 4 elem (tárgy, tanár, diák, terem) összetartozását rögzíti. Az órákon kívül számos további kapcsolatot és feltételt lehet még megadni. Ilyen lehet pl.:
- a nulladik tanítási órában ne legyen óra tartva,
- az órarend legyen több hetes (A-B hetes)
- egyes osztályoknak csak egy épületben (termekben) legyen órájuk
- hosszú szüneteken ne nyúljanak át a dupla órák
- torna után ne legyen matek
- 1-nél több lyukas órája ne legyen senkinek
- stb...
Ezek mind újabb feltételek, kapcsolatok, melyeket az órarendben figyelembe kell venni. A legtöbb esetben pont ezek, az órakötelezettségen túli feltételek azok, amelyeket szinte csak az órarend készítő(k) tud(nak). De ha őszinték akarunk lenni, akkor leginkább egy idő után már ő(k) se. Ezeket a kapcsolatokat, feltételeket, a típusuktól függően a program több pontján lehet megadni.
Iskola szintű kapcsolatok / feltételek
Itt lehet megadni az iskola által meghatározott alapfeltételeket / kapcsolatokat. Csengetési rend, órák száma, tanítási napok száma, több hetes rendek és pár további beállítás. Mivel az itteni beállítások meghatározzák az órarend struktúráját, elsőként mindenképp érdemes átnézni mindent, hogy megfelelőek-e a beállítások.
Tipp: A tanítási órák számát és a csengetési rendeket is itt lehet megadni, amik alapvetően fogják meghatározni az órarendet.
Órák közötti gyakran használt kapcsolatok / feltételek
A Főmenü -> Kapcsolatok ablakban lehet látni az órarendre vonatkozó kapcsolatokat (feltételt). Ezek lehetnek kapcsolatok órák között vagy általános feltételek. A Hozzáadás / Új gombbal lehet egy új, órák között lévő kapcsolatot / feltételt megadni. Meg kell adni a tárgyat, osztályt és a kapcsolat típusát, majd OK.
Pl. adja meg, hogy két különböző nyelvi órája senkinek ne legyen ugyanazon a napon:
1. Válasszon ki két nyelvi tárgyat (angol, német)
2. Válassza ki az osztályokat (Minden osztály)
3. Válassza ki az A tárgyak órái nem lehetnek ugyanazon a napon pontot
4. OK
5. Generálja újra az órarendet
Az újonnan megadott kapcsolatokat, feltételeket a program a következő generáláskor fogja figyelembe venni.
Speciális kapcsolatok / feltételek
A Főmenü -> Kapcsolatok -> Speciális alatt számos speciális, az órarendre általánosan vonatkozó kapcsolatot / feltételt lehet megadni.
Pl: adja meg, hogy senkinek (tanárnak vagy diáknak) ne legyen lyukas napja. Vagyis olyan napja a héten, amikor nincs órája egy nap, de van az előtte és utána lévő nap:
1. Válassza ki a legördülő speciális kapcsolatok közül a Tanításmentes napok száma / hét - MAXimum feltételt
2. Válassza ki a 0-át
3. OK
4. Generálja újra az órarendet a változások életbe lépéséhez
Amint látható, az első megadott osztály óráit, még ilyen kevés óra mellett is, most már úgy helyezi el a program minden generáláskor, hogy egymás utáni napokra essenek. Érdekes lehet kipróbálni, hogy milyen órarendet generál a program, ha 0 helyett egy nagyobb értéket ad meg.
Tipp: Később, mikor már több órát is megad majd, próbálja ki a Tanításmentes órák száma / nap - MAXimum kapcsolatot, mellyel a lyukas órák számát lehet korlátozni. 0-ra állítva lyukasóra nélküli órarendet próbál majd generálni a program.
Az iteratív órarend készítés
A hagyományos órarend készítésnek jellemzően két fázisa van. Az előkészületek és az órák elhelyezése (vagyis az órarend összeállítása). Az előkészületi fázis az, ahol mindenki igényeit összegyűjti az órarend készítő egy adott határideig, majd ezután az összeállítás során pedig "bezárkózik" és összerakja az órarendet. Bár az elkészült órarenden utólag lehet apróbb finomításokat, egyszerűbb változtatásokat eszközölni, olyan új feltételt hozzáadni, ami lényegesen más órarendet eredményezne, általában "nem lehet". Legalábbis minden bizonnyal adósak maradunk egy pár adag kávéval a kollégának.
Amikor viszont az órarend készítés csak néhány másodpercre rövidül, egy egészen más módszert érdemes követni. Ez pedig az, hogy csak apróbb változtatásokat adunk az órarendhez és minden változtatásnál összeállítjuk az órarendet, figyelve, hogy okozott-e valamilyen problémát a hozzáadott változtatás. Vagyis az órarendet lépésről-lépésre, iteratív módon finomítjuk. Ennek előnye, hogy a változtatások előtt lehet biztonsági mentést csinálni és pontosan lehet tudni, hogy milyen változtatás okoz problémát vagy alakítja át az órarendet egy esetleg nem kívánt módon.
Ennek a ciklikus módszernek a lépései:
- Valamilyen változtatás (új óra, új feltétel, új beállítás, új adat megadása)
- Az órarend tesztelése a változtatással
- Az órarend újra generálása
- Az elkészült órarend ellenőrzése
- Esetleges problémák megoldása (Tanácsadó)
Az 1. pontra fentebb számos példát néztünk, úgyhogy itt most csak a többi lépést nézzük részletesen.
Az órarend tesztelése
Egy komplexebb órarend generálása már több időt is igénybe vehet (perceket). Előfordulhat, hogy az iteratív finomítás első lépésében annyi új változtatás került be az órarendbe, hogy a generálás végén a program nem tud egy minden feltételnek megfelelő órarendet készíteni. Ekkor az órarend felüldefiniált. "Túl lett sózva". Ennek kiderítésére lehet használni a tesztelést. Ekkora a program megpróbálja legenerálni az órarendjeit mindenkinek úgy, hogy nem veszi figyelembe a "közös" feltételeket. Ez egy lényegesen gyorsabb számítás és tippeket kaphatunk, hogy mit érdemes átnézni a generálás indítása előtt. De ha már a teszt sem fut le sikeresen, akkor érdemes egy pár lépést visszalépni a változtatásokkal és apróbb iterációkban hozzáadni azokat. Az órarendet a Főmenü -> Tesztelés alatt lehet tesztelni.
Figyelem: Teszteléskor az összes kártya lekerül az órarendről az Elhelyezetlen kártyák panelra!
Az órarend generálása
Az órarend tesztelés után neki lehet állni az órarend generálásának. Mindig érdemes a Normál bonyolultságú motor használatával kezdeni a generálást. A Nagy szintűt vagy a Maximálist csak akkor használja, ha a Normállal nem sikerült legenerálni az órarendet és teljesen biztos benne, hogy minden feltétel jól van megadva (nincs "elsózva" az órarend).
A Korlátozások résznél azt lehet megadni, hogy a generálás során a megadott feltételekből melyek hagyhatóak figyelmen kívül. Érdemes az utóbbi kettő beállítást használni, hisz minek adnánk meg a feltételeket, ha aztán figyelmen kívül hagyjuk őket...
Ha minden jól ment, a generálás végén megkapunk egy órarendet, ami a megadott feltételeinknek mindenben megfelel. Ezen a ponton mindenképpen érdemes egy biztonsági mentést végezni az órarendről, ha elégedettek vagyunk vele.
Az órarend ellenőrzése
A Főmenü -> Ellenőrzés menüponttal le tudja ellenőrizni az aktuális órarendet. Az ellenőrzés futtatása után a program meg fogja mutatni, hogy milyen esetleges problémák vannak az órarenddel, milyen feltételek nem teljesülnek. Ideális esetben egy órarend problémamentes. Ilyen problémás órarendek úgy fordulhatnak mégis elő, hogy az órákat kézileg is el lehet helyezni az órarendben és a generálás során is lehet olyan beállításokat használni, hogy néhány feltételt, korlátozást megszeghessen az órarendkészítés során.
A problémás pontok a program alsó felén láthatóak felsorolva. Az egyes problémák részleteiért kattintson a problémára. Ekkor részletesen lehet látni, hogy melyik feltétel nem teljesül és amennyiben olyan feltételről van szó, az órarend rácsán is kiemeli a program azt a részt.
Az órarend problémáinak megoldása
Az ellenőrzés utáni kritikus problémákat a Tanácsadó segíthet megoldani. Futtatás után a listában láthatóak a problémák, amikre javaslatot tud tenni a Tanácsadó. A javasolt megoldásokat közvetlenül a listából lehet megnyitni. Ha nem szeretnénk egy tanácsot megfogadni, akkor beállítható, hogy a Tanácsadó hagyja figyelmen kívül azt a problémát. A javasolt megoldások a legtöbb esetben működnek és problémamentessé teszik az órarendet, de ne bízza rá magát teljesen!
Köszönjük, hogy az aScÓrarend mellett döntött! Azon dolgozunk, hogy ez a kézikönyv egy hasznos segítséget nyújtson a szoftver kihasználásához. Ez a kézikönyv folyamatosan frissül újabb és újabb témákkal, részletekkel. Ez a kézikönyv nem fordítása a szoftver más elérhető dokumentációjának.
Ha kérdése vagy problémája van az órarend készítő használatával kapcsolatban, kérjük, vegye fel a kapcsolatot velünk a honlapon megtalálható elérhetőségek egyikén.
Ez a felhasználói kézikönyv az MrSoft Kft. szellemi tulajdonát képezi, és szerzői jogi védelem alatt áll. Másolása, terjesztése, módosítása vagy bármilyen formában történő felhasználása kizárólag az MrSoft Kft. előzetes írásbeli engedélyével lehetséges. A felhasználói kézikönyv tartalmának bármilyen jogellenes felhasználása, beleértve, de nem kizárólagosan a másolást, sokszorosítást, terjesztést vagy nyilvános bemutatást, jogi következményekkel járhat. A felhasználók számára engedélyezett, hogy a kézikönyv egyes részeit saját, nem kereskedelmi célú használatra másolják, amennyiben a tartalom nem kerül módosításra.